A folha de pagamento é o espelho das informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Ela é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Nela vem descrito tudo que o funcionário recebe e todos os descontos que são realizados.

A elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento (ou holerite) de cada funcionário, são atividades obrigatórias para qualquer empresa e exigem conhecimentos bem específicos na área de RH. Por isso, é mais do que comum a empresa contar com uma contabilidade para ajudar neste sentido, com o cálculo correto dos valores, mantendo tudo dentro dos padrões da lei.

No entanto, cabe a empresa se preocupar com a organização das documentações e movimentações financeiras que acontecem entre empresa/funcionário/governo. A contabilidade ajuda a transformar toda essa relação de trabalho em fatos numéricos através de códigos, porcentagens e cálculos complexos que depois são traduzidos na folha de pagamento.

Para ser elaborada, toda folha de pagamento deve se basear em algumas informações:

– O valor do salário de contratação do funcionário
– A frequência: faltas, atrasos e afastamentos
– Os descontos de encargos sociais
– A forma de pagamento e a data que o valor estará disponível

Para composição dos salários líquidos, que deverão estar na conta dos trabalhadores no dia acordado, os valores da folha de pagamento são divididos em duas partes: 
Proventos: A primeira parte corresponde aos salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais como adicional noturno, insalubridade e periculosidade.

Fique de olho nos adicionais: se sua empresa expõe o funcionário a algum risco de saúde ele pode receber a mais 10%, 20% ou 40% dependendo do grau de insalubridade. Lembrando que essa porcentagem é sobre o valor do salário da categoria do funcionário. Se a atividade for realizada em um ambiente com grau de periculosidade alto o empregado ainda pode receber um adicional de 30% sobre o salário.

Descontos: a grande reclamação dos funcionários. Estamos falando do INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e mais uma série de descontos que depende do acordo que é feito entre a empresa e o funcionário.

É muito importante você ter o total controle dos pagamentos dos funcionários e saber qual o impacto da folha de pagamento em seu faturamento. Organizar todas as informações vai muito além, principalmente porque é quase impossível encaixar essa atividade no meio de outras prioridades que aparecem no dia a dia. Então, qual é a dica? Terceirizar! 

Soluções focadas e especializadas em folha de pagamento, como o Protheus 12 da TOTVS, também são muito úteis. Assim você gasta o seu tempo com o que realmente importa e aumenta a eficiência da sua empresa.

O conhecimento contábil também é fundamental neste processo para entender melhor sobre o modelo de tributação, prazos e números.

Dentro de uma empresa, a folha de pagamento é um dos principais processos burocráticos e está totalmente ligado à gestão financeira. Em empresas que trabalham com prestação de serviços, por exemplo, chega a ser a maior fonte de gastos. Por isso, quanto mais facilidades você tiver neste processo melhor. Assim, fica mais fácil para você se dedicar em atividades estratégicas e na gestão financeira.